“只要進入這個系統(tǒng)，每個部門的工作職責(zé)，每位員工的具體任務(wù)都一目了然。”在4月10日召開的司務(wù)交班會上，市政公司對武漢、成都、沈陽三個地鐵區(qū)域項目標(biāo)準(zhǔn)化管理做出重要部署，決定推廣應(yīng)用集團公司在工作清單和責(zé)任矩陣基礎(chǔ)上推出的信息系統(tǒng)，為提升項目管理水平再辟蹊徑。
工作清單和責(zé)任矩陣信息系統(tǒng)由專門的系統(tǒng)管理員進行編制，通過簡單的表格和流程圖形式，將項目工作任務(wù)詳細分解成部門職能和任務(wù)，把工作細目落實到具體人員，使復(fù)雜的工作簡單化。在使用的過程中，系統(tǒng)能夠顯示出每項工作的具體流程，每個部門及員工在執(zhí)行工作任務(wù)中所要扮演的“角色”及需要承擔(dān)的責(zé)任一覽無余。
在推進工作清單和責(zé)任矩陣信息系統(tǒng)落實工作過程中，市政公司采用“兩級培訓(xùn)”法，即每個地鐵項目指定專門的系統(tǒng)管理員，由該公司企劃部統(tǒng)一組織培訓(xùn)，就系統(tǒng)模塊、使用流程、操作方法等內(nèi)容進行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，再由系統(tǒng)管理員見縫插針組織項目員工就系統(tǒng)的功能作用和使用方法進行培訓(xùn)和宣傳，既不影響施工生產(chǎn)，又有效推進系統(tǒng)扎根項目。培訓(xùn)完成后，系統(tǒng)管理員組織項目員工進行信息采集及錄入，充分結(jié)合不同崗位人員的工作經(jīng)驗、職業(yè)資格、興趣愛好、工作特長，合理分配工作，促進工作人員之間功能互補，讓項目整體運作效能達到最佳化。系統(tǒng)編制完成后，各項目借助系統(tǒng)對部門及員工的工作情況進行實時跟蹤，并以此為依據(jù)對其進行嚴(yán)格考核，進一步強化項目績效管理。
“推進工作清單和責(zé)任矩陣信息系統(tǒng)，不僅提升了項目管理水平，還實現(xiàn)了機關(guān)對項目動態(tài)管理，了解每個環(huán)節(jié)的進展更直觀、更便捷了。”談及系統(tǒng)推行效果，該公司企劃部負責(zé)人激動地表示。
據(jù)介紹，地鐵項目是市政公司積極響應(yīng)集團公司號召，開展落實項目工作清單和責(zé)任矩陣系統(tǒng)的第一站。截至目前，市政公司成都、武漢、沈陽三個地鐵區(qū)域項目均已編制完成并推行了工作清單和責(zé)任矩陣信息系統(tǒng)，有效提升了項目管理和施工效率，達到了良好的預(yù)期效果。下一階段，三個區(qū)域地鐵項目將在強化系統(tǒng)落實工作的同時，充分總結(jié)半個多月以來的推行經(jīng)驗，為公司全面推廣工作清單和責(zé)任矩陣信息系統(tǒng)提供充足的理論支撐和實踐依據(jù)。（吳凱文）
